Zaal huren?

Op zoek naar een vergaderzaal, workshopruimte of presentatieruimte? Bij ons ben je aan het juiste adres! Bekijk op deze pagina praktische informatie, cateringmogelijkheden, informatie over de ingang van de bibliotheek en de algemene voorwaarden.

Maatregelen rondom coronavirus

Bibliotheek weer gesloten: tot en met woensdag 18 november is de bibliotheek weer gesloten voor publiek en fysieke bijeenkomsten. Interesse in opnames/livestream? Of benieuwd naar de mogelijkheden na de lockdown? Bekijk het zalenoverzicht of neem contact met ons op.

Bereikbaarheid: heb je vragen over de beschikbaarheid van ruimtes? Of heb je vragen over lopende reserveringen? Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Omdat we thuiswerken, zijn we per mail goed te bereiken, maar telefonisch helaas wat minder. We hopen op je begrip.

Zaalverhuur in coronatijd

We hebben in de Centrale Bibliotheek op verschillende verdiepingen zalen beschikbaar. Heel graag kijken we met je mee naar de mogelijkheden. Bekijk ons zalenoverzicht voor de mogelijkheden die al een indicatie geven van wat er kan in zowel coronatijd als in de normale tijd.

Daarnaast zijn de volgende punten van belang bij iedere reservering: 

  • Kom niet naar de bibliotheek als je de volgende klachten hebt: neusverkoudheid, loopneus, niezen, keelpijn, lichte hoest, verhoging (vanaf 38 graden). Of als iemand anders in je huishouden koorts heeft.
  • In de bibliotheek is het verplicht een mondkapje te dragen. eenmaal in de ruimte en zittend op een stoel mag het mondkapje weer af. Bij beweging door het pand is het weer verplicht het mondkapje op te doen.
  • De ruimtes zijn ingedeeld, zodat er op een veilige manier met voldoende afstand een bijeenkomst gehouden kan worden. Houd te allen tijde 1,5 meter afstand van elkaar en van het personeel van Bibliotheek Rotterdam.
  • Je wordt verzocht het meubilair niet te verplaatsen of stoelen bij te plaatsen. Wil je iets veranderen aan een opstelling? Bespreek dit voorafgaand met je contactpersoon van de bibliotheek.
  • In de ruimte staat desinfectiespray, liggen er papieren doekjes en is er handgel aanwezig. Bij binnenkomst in het pand worden de gasten verzocht hun handen de desinfecteren bij de desinfectiezuil.
  • De zalen hebben geen kapstok of garderoberek. Bezoekers wordt gevraagd de jas mee te nemen om over de stoel te hangen.
  • Er is altijd een gastvrouw van de bibliotheek aanwezig die alles nog even doorneemt met de organisatie, instructies geeft over het gebruik van de toiletten en aanspreekpunt is gedurende de reservering.
  • Wij doen er alles aan om jullie bijeenkomst zo veilig en goed mogelijk te faciliteren in deze coronatijd. We verwachten echter ook dat de organisatie en de gasten zelf verantwoordelijkheid nemen en de landelijke regels van het RIVM in acht nemen. Samen kunnen we corona aan.

Beschikbare zalen

We hebben in de Centrale Bibliotheek op verschillende verdiepingen zalen beschikbaar. Bekijk ons zalenoverzicht voor de mogelijkheden en tarieven. We werken met tarieven per dagdeel die niet verbonden zijn aan bepaalde tijdstippen. Je kunt dus zelf je aanvangs- en eindtijd bepalen. De minimale afname is 1 dagdeel.

  • 1 dagdeel is 4 uur, inclusief op- en afbouw
  • 2 dagdelen is 8 uur, inclusief op- en afbouw
  • Avond: het is mogelijk om bepaalde zalen in de avond te huren. Buiten de reguliere openingstijden van de bibliotheek komen er extra kosten bij om het pand langer open te houden en beveiliging in te huren. Op doordeweekse dagen is dit na 20:00 uur.

Op het zalenoverzicht zie je alle zalen die de Centrale Bibliotheek verhuurt. Meer informatie over de zalen is te vinden op de pagina van de zaal, waar je tevens het intakeformulier vindt. Zodra we het intakeformulier binnen hebben, nemen we je aanvraag in behandeling. In het intakeformulier kun je de planning en alle wensen/benodigdheden invullen, zodat wij je bijeenkomst zo goed mogelijk kunnen voorbereiden en regelen.

Meerdaagse aanvraag

Wil je een ruimte of meerdere ruimtes vaker huren? Stuur ons dan een mail met de data, planning, wensen, behoeften en eventueel de voorkeur voor een zaal. Dan kijken we naar de mogelijkheden en brengen we een aangepaste offerte uit. Onze contactgegevens vind je onderaan deze pagina.

Cateringmogelijkheden

Binnen de Centrale Bibliotheek werken wij samen met onze huiscateraar, die tevens gevestigd is op de begane grond: Bistrobar Binnenrotte. Het inhuren van een eigen cateraar is niet mogelijk. Bistrobar Binnenrotte heeft jarenlange ervaring op het gebied van catering en denkt graag met je mee. Bekijk de arrangementen hier. Via het intakeformulier van de zaal kun je de wensen voor de catering invullen, waarna wij ervoor zorgen dat de wensen bij de huiscateraar binnenkomen.

Op de dag zelf

De Centrale Bibliotheek beschikt over diverse ingangen. In je zaalverhuuraanvraag worden duidelijke afspraken gemaakt over de juiste entree. Voor de contactpersoon op de dag zelf ligt bij de receptie van de juiste ingang een map klaar met alle benodigdheden voor de zaal. Denk hierbij aan toegangspas voor de zaal, toegangspas voor het toilet, wifi-code en stiften.

Facturatie

Bibliotheek Rotterdam stuurt na afloop van de bijeenkomst een totaalfactuur, waarbij zowel de zaalhuur als de catering is opgenomen. Er worden dus niet twee aparte facturen gestuurd, maar een totaalfactuur vanuit de bibliotheek. De factuur wordt per e-mail verstuurd. Geef in je aanvraag duidelijk aan of er op de factuur een boekingscode, inkoopordernummer of andere referentie vermeld moet worden.

Algemene voorwaarden

Wanneer je akkoord gaat met de offerte, ga je automatisch ook akkoord met de Algemene voorwaarden . Hieronder vallen de volgende punten:

  • De zalen van de Centrale Bibliotheek zijn uitsluitend te huur voor zakelijke en culturele bijeenkomsten en evenementen; 

  • Bijeenkomsten en/of evenementen die door particulieren georganiseerd worden (zoals verjaardagen en kinderfeestjes) nemen wij niet aan; 

  • Openbare bijeenkomsten die toegankelijk zijn voor publiek zijn in overleg en op aanvraag mogelijk;

  • De organisatie die de zaal huurt is zelf verantwoordelijk voor de organisatie en eventuele kaartverkoop van een activiteit. 

Contact

Voor vragen kun je altijd contact opnemen met Specialisten Verhuur Roos en Janina. Bij iedere aanvraag vragen we je ook om het intakeformulier in te vullen van de zaal, zodat we meteen alle informatie hebben om je aanvraag goed te kunnen regelen. Wij nemen iedere aanvraag serieus in behandeling en vinden het belangrijk om van iedere bijeenkomst, groot of klein, een succes te maken.

Voor vragen neem je contact op via 010 - 281 61 68 (in coronatijd graag bellen met 06-10 55 46 56) Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Voor ons geldt dat mailen sneller is dan bellen, omdat we zelf vaak gastvrouw zijn bij de bijeenkomsten en niet altijd in de gelegenheid zijn om de telefoon aan te nemen.

© 2019 - Bibliotheek Rotterdam

Voer uw gebruikersnaam / pasnummer en wachtwoord in.